PO là gì? Những thông tin chủ yếu trên đơn đặt hàng PO

PO là cụm từ xuất hiện khá nhiều trong giao dịch xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Vậy PO là gì? PO đóng vai trò gì trong các giao dịch thương mại này? Nếu bạn đang băn khoăn về PO, hãy cùng với Wikisecret tìm hiểu qua bài viết này nhé!!!

PO là gì?

PO là viết tắt của cụm từ purchase order, với ý nghĩa là đơn đặt hàng. PO là một tài liệu thương mại và những ưu đãi chính thức do người mua cung cấp cho người bán. Trong Purchase Order, người bán sẽ được cung cấp các thông tin về chủng loại, số lượng và giá cả hàng hoá dịch vụ mà bên mua mong muốn. Đơn đặt hàng là một phần thiết yếu trong đơn đặt hàng hệ thống hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.

PO
PO là gì?

Đơn đặt hàng không tự tạo thành một hợp đồng, hay đơn đặt hàng không đại diện cho hợp đồng. Thông thường, đơn đặt hàng sẽ xuất hiện trước hợp đồng thương mại, trong trường hợp bên bán đảm bảo cung cấp đầy đủ số lượng và chất lượng hàng hóa và dịch vụ thì lúc này hợp đồng thương mại sẽ được lập giữa hai bên. Trong trường hợp còn lại đó là bên bán không có đủ hàng hóa, hợp đồng giữa người mua và người bán sẽ không được lập ra.

Mục đích của đơn đặt hàng-Purchase order

Đơn đặt hàng cho phép người mua truyền đạt những mong muốn và ý định của họ về hàng hóa dịch vụ của bên bán. Thông qua đơn đặt hàng, người bán sẽ biết được các thông tin cơ bản trong giao dịch mua bán. Từ đó tránh được những sự nhầm lẫn, là một trong những tài liệu cần thiết chứng minh giao dịch mua bán của họ. Đặc biệt trong trường hợp, người mua từ chối trả tiền cho hàng hóa dịch vụ, thì PO sẽ là một tài liệu đắc lực bảo vệ cho doanh nghiệp trong tình huống này. Ngoài ra, PO cũng giúp cho người bán quản lí và kiểm soát số lượng hàng hoá của mình tốt hơn, cả những đơn đặt hàng đến và đang chờ xử lí. Ở những doanh nghiệp gặp phải khó khăn về tài chính, PO khi thực hiện hợp lí hoá theo quy trình chuẩn, có thể được sử dụng làm tài liệu để tổ chức tài chính xem xét hỗ trợ vốn kinh doanh.

PO
Mục đích của đơn đặt hàng-Purchase order

Trong đơn đặt hàng thường không chứa ngôn ngữ hợp đồng mà chỉ bao gồm danh sách hàng hoá, dịch vụ mà người mua yêu cầu, giá cả cũng như các điều kiện thanh toán khác…. Đơn đặt hàng bản bản chất của nó là một dạng hợp đồng, tuy nhiên để có giá trị pháp lí như hợp đồng, chúng sẽ được coi như một bản hợp đồng  nếu được trình bày theo quy chuẩn của pháp luật.

Một số dạng PO phổ biến hiện nay

Hiện nay tồn tại khá nhiều dạng đơn đặt hàng mà doanh nghiệp đang áp dụng. Có thể gồm chúng lại đó là đơn đặt hàng điện tử và đơn đặt hàng phi điện tử. Tùy thuộc vào chính sách cũng như quy định mua bán của công ty mà có cách đặt hàng cho phù hợp. Tuy nhiên, hầu hết các công ty và doanh nghiệp đều đã áp dụng cả hai hình thức này.

Đơn đặt hàng điện tử

PO
Một số dạng PO phổ biến hiện nay

Đơn đặt hàng điện tử được xây dựng dựng dựa trên hệ thống internet, và truyền tới người bán. Các đơn đặt hàng điện tử có thể sử dụng để mua hàng hoá và dịch vụ của bất kì một doanh nghiệp thương mại nào. Đơn đặt hàng điện tử còn được gọi với nhiều tên khác như: mua sắm điện tử, mua hàng điện tử, yêu cầu mua hàng điện tử.

Đơn đặt hàng phi điện tử

Bên cạnh hình thức đặt hàng hiện đại thì nhiều doanh nghiệp vẫn ưa chuộng lối đặt hàng truyền thống. Hồ sơ đặt hàng của họ chủ yếu là trên giấy. Đơn đặt hàng phi điện tử đem lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đây là một hình thức định dạng chuyên nghiệp cho các đơn vị. Ngoài ra, chúng cũng giúp người bán hiểu biết mạnh mẽ hơn về các giao dịch mua hàng cũng như các yêu cầu trong đơn đặt hàng. Một số khác cũng được phục vụ trong công tác lưu trữ tài liệu kinh doanh.

Các phần chủ yếu của mẫu đơn đặt hàng

Một đơn đặt hàng chuẩn đều phải có 3 phần chủ yếu, cho dù theo bất kì một hình thức nào, đó là: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết.
Phần mở đầu: tên gọi, mã số đơn đặt hàng, tên gọi công ty cùng các thông tin liên hệ cơ bản.
Phần nội dung chính bao gồm tên gọi hàng hoá, số lượng, chất lượng, điều khoản về đóng gói, hình thức vận chuyển, thành toán, bảo hiểm hàng hoá cùng các điều khoản trong trường hợp vi phạm hợp đồng…. Đây được xem là yếu tố cần thiết nhất trong đơn đặt hàng thương mại. Là căn cứ và cơ sở để hai bên thực hiện đúng nghĩa vụ.
Phần kết thường có ghi số lượng đơn đặt hàng, thời gian có hiệu lực, dấu và chữ kí xác nhận hai bên. Đơn đặt hàng có giá trị khi phải có đủ dấu và chữ kí của các bên liên quan.
Hy vọng bài viết này đã đem đến cho bạn những kiến thức bổ ích về PO- Purchases Order. Hãy like và share bài viết này nếu bạn thấy hay nhé!!!
Xem thêm: CO CQ là gì? Những kiến thức cơ bản trong ngành xuất nhập khẩu